Automatyczne generowanie dokumentów: umowy i zestawienia bez ręcznej pracy

Jak wygląda ręczna praca z dokumentami

Pracownik otwiera wzór, kopiuje dane z arkusza lub programu kadrowego, poprawia daty i kwoty, zapisuje plik pod właściwą nazwą, a potem drukuje go albo wysyła. Przy kilku dokumentach to nie problem. Przy kilkuset miesięcznie to cały etat.

Jak działa generator dokumentów

1. Wzory dokumentów są przygotowane raz, z polami na dane.
2. Dane pochodzą z jednego źródła: systemu, programu kadrowego albo importowanego pliku.
3. System tworzy komplet dokumentów dla wybranych osób jednym działaniem.
4. Pliki mają jednolite nazwy i trafiają we właściwe miejsce.
5. Historia pokazuje, kto, kiedy i na podstawie jakich danych wygenerował dokument.

Co zyskuje firma

• czas zespołu, który wcześniej przepisywał dane,
• mniej błędów, bo dane nie są kopiowane ręcznie,
• jednolity wygląd i treść dokumentów,
• łatwiejsze zmiany: poprawka we wzorze od razu obowiązuje we wszystkich nowych dokumentach.

Przykład z praktyki

Księgowość jednej z firm przygotowywała co miesiąc 500-800 umów dla różnych pracowników, razem z dokumentami towarzyszącymi. Przeanalizowałem ten proces, zoptymalizowałem go i wdrożyłem generator zestawu dokumentów. Dzięki temu firma oszczędza co miesiąc równowartość pełnego etatu. Zobacz opis tego case’u.

O co zadbać przed wdrożeniem

• Uporządkuj wzory. Często okazuje się, że w obiegu jest kilka wersji tego samego dokumentu.
• Ustal źródło danych. Generator jest tak dobry, jak dane, na których pracuje.
• Określ wyjątki: dokumenty nietypowe, zmiany w trakcie miesiąca, korekty.
• Zdecyduj, kto zatwierdza dokumenty przed wysłaniem.

Jeśli w Twojej firmie powstają setki podobnych dokumentów, umów konsultację i sprawdźmy, ile czasu da się odzyskać.