Artykuły o systemach biznesowych, procesach i wdrożeniach w firmie
Excel to jedno z najlepszych narzędzi, jakie powstały - do czasu. Kiedy firma rośnie, arkusze zaczynają pełnić rolę systemu, do którego nigdy nie zostały zaprojektowane. Oto sygnały, po których poznasz, że to już ten moment.
Czytaj artykuł →Ręczna praca rzadko jest widoczna w budżecie - rozkłada się na minuty w ciągu dnia wielu osób. Dopiero policzona w godzinach pokazuje, jak dużo firma naprawdę traci.
Czytaj artykuł →Nie każda firma potrzebuje własnego systemu. Czasem gotowe oprogramowanie w zupełności wystarczy - a czasem zmusza firmę do pracy wbrew własnym procesom. Oto jak odróżnić te sytuacje.
Czytaj artykuł →Umowy, aneksy, oświadczenia, zestawienia. Jeśli dokumenty różnią się tylko danymi pracownika lub klienta, ich ręczne przygotowywanie to jedna z najłatwiejszych do usunięcia strat czasu.
Czytaj artykuł →Firmy wykonawcze pracują w wielu miejscach naraz. Biuro, budowy, magazyn i ekipy w terenie potrzebują tych samych informacji, a w praktyce często wymieniają je telefonicznie i w arkuszach.
Czytaj artykuł →W wielu firmach raport dla zarządu powstaje tak: ktoś zbiera dane z kilku arkuszy, skleja je w jedną tabelę i wysyła mailem. Zanim raport trafi do zarządu, liczby są już nieaktualne.
Czytaj artykuł →Nazwy systemów potrafią zniechęcić, zanim jeszcze zaczniemy rozmawiać o potrzebach firmy. Wyjaśniam prostym językiem, czym różnią się ERP, CRM i system biznesowy tworzony pod konkretną firmę.
Czytaj artykuł →Firma ma ERP, a mimo to pracownicy prowadzą obok niego arkusze, tabelki i notatki. To częsty obraz - i sygnał, że program obsługuje procesy standardowe, ale nie te, które są dla firmy najważniejsze.
Czytaj artykuł →Najczęstsza przyczyna nieudanych wdrożeń nie leży w technologii, tylko w tym, że nikt nie opisał, jak firma naprawdę pracuje. Mapowanie procesów to etap, który oszczędza najwięcej problemów później.
Czytaj artykuł →Specyfikacja to porozumienie między firmą a wykonawcą co do tego, co dokładnie powstanie. Im lepiej jest przygotowana, tym mniej niespodzianek w trakcie budowy systemu.
Czytaj artykuł →Najbardziej ryzykowny sposób budowy systemu to zebrać wszystkie wymagania, zniknąć na wiele miesięcy i wrócić z gotowym produktem. Wdrożenie etapami daje firmie efekty wcześniej i pozwala korygować kurs w trakcie.
Czytaj artykuł →Oferty wykonawców potrafią wyglądać podobnie, a różnice wychodzą dopiero w trakcie projektu. Te pytania pomagają je dostrzec przed podpisaniem umowy.
Czytaj artykuł →W firmie pracują handlowcy, kierownicy, księgowość i zarząd. Każda z tych osób potrzebuje innych informacji. Dobrze zaprojektowane role sprawiają, że system jest jednocześnie prostszy w obsłudze i bezpieczniejszy.
Czytaj artykuł →Dokument czeka na podpis kierownika, kierownik jest w delegacji, a księgowość pyta o fakturę po raz trzeci. Elektroniczny obieg akceptacji usuwa ten problem, pod warunkiem że jest dobrze zaprojektowany.
Czytaj artykuł →Forma systemu powinna wynikać z tego, gdzie i jak pracują ludzie. Biuro, magazyn, plac budowy i samochód serwisanta to zupełnie różne warunki pracy.
Czytaj artykuł →Pracownik w terenie dzwoni do biura po adres, biuro dzwoni do niego po status, a protokół trafia do firmy po kilku dniach. Aplikacja mobilna połączona z systemem skraca tę drogę do kilku kliknięć.
Czytaj artykuł →Kilkanaście albo kilkadziesiąt pojazdów, kilka spółek i jeden arkusz z terminami przeglądów. Zarządzanie flotą szybko przerasta proste narzędzia, a przeoczony termin potrafi sporo kosztować.
Czytaj artykuł →W wielu firmach najważniejszym „systemem integracyjnym” jest pracownik, który przepisuje dane z jednego programu do drugiego. To wolne, kosztowne w skali roku i podatne na błędy.
Czytaj artykuł →Dwie osoby przychodzą do tej samej sali, samochód służbowy okazuje się zajęty, a projektor jest w innym biurze. Wspólne zasoby bez systemu rezerwacji to codzienne drobne konflikty, które zabierają czas.
Czytaj artykuł →Grupa spółek często działa jak jedna organizacja: wspólny zarząd, wspólne zasoby, pracownicy przechodzący między firmami. Programy i arkusze zwykle tego nie odzwierciedlają.
Czytaj artykuł →W systemie firmowym są dane klientów, pracowników i finansów. Bezpieczeństwo nie jest dodatkiem, który można dołożyć na końcu. Te zasady warto omówić z wykonawcą na samym początku.
Czytaj artykuł →„Kto zmienił tę kwotę?”, „Dlaczego zlecenie zniknęło?”. Bez historii zmian takie pytania kończą się szukaniem winnych. Z nią odpowiedź zajmuje chwilę.
Czytaj artykuł →Firma płaci za system, a po kilku latach okazuje się, że nie ma dostępu do kodu, serwera ani pełnej kopii danych. Tej sytuacji łatwo uniknąć, jeśli zasady ustali się przed rozpoczęciem prac.
Czytaj artykuł →System działa, zespół z niego korzysta, projekt zamknięty. Po roku okazuje się, że biblioteki są nieaktualne, kopii zapasowych nikt nie sprawdzał, a drobne poprawki czekają miesiącami. Utrzymanie zapobiega takim sytuacjom.
Czytaj artykuł →Wykonawca zakończył współpracę, programista odszedł z firmy albo kontakt po prostu się urwał. System wciąż jest potrzebny, a nikt nie wie dokładnie, jak działa. To trudna sytuacja, ale do opanowania.
Czytaj artykuł →Opór zespołu to jedna z najczęstszych przyczyn, dla których wdrożenie nie przynosi efektów. Ludzie zwykle nie boją się samego systemu, tylko zmiany sposobu pracy, do którego przywykli.
Czytaj artykuł →Dane z arkuszy rzadko są gotowe do przeniesienia. Różne formaty dat, literówki w nazwach klientów, duplikaty i kolumny, które każdy wypełniał po swojemu. Migracja wymaga planu.
Czytaj artykuł →Nieudane wdrożenia rzadko wynikają z jednej dużej pomyłki. Zwykle to suma kilku decyzji, które na początku wyglądały rozsądnie. Oto te, które powtarzają się najczęściej.
Czytaj artykuł →Producent okien, farb czy opon nie sprzedaje sam. Sprzedaje przez sieć dystrybutorów i sprzedawców, którzy każdego dnia wybierają, który produkt polecić klientowi. Program lojalnościowy sprawia, że częściej wybierają Twój.
Czytaj artykuł →Klient pyta mailem o status zamówienia, partner prosi o kolejny dokument, a dział obsługi odpowiada na te same pytania wiele razy dziennie. Portal pozwala sprawdzić to samodzielnie.
Czytaj artykuł →