System dedykowany czy gotowe oprogramowanie? Jak podjąć dobrą decyzję

Kiedy gotowe oprogramowanie jest lepszym wyborem

Gotowe programy - systemy księgowe, CRM-y, narzędzia do zarządzania zadaniami - mają ogromną zaletę: działają od razu. Warto je wybrać, gdy:

• proces w firmie jest standardowy i podobny do tego w tysiącach innych firm,
• program pokrywa zdecydowaną większość potrzeb bez obejść,
• firma jest gotowa dopasować się do sposobu działania programu,
• liczba użytkowników i danych nie rośnie szybko.

Kiedy warto rozważyć system dedykowany

• Proces jest przewagą firmy. Sposób obsługi klienta, wyceny czy realizacji zleceń odróżnia Cię od konkurencji - i żaden gotowy program go nie odwzorowuje.
• Pracujesz w kilku programach naraz, a dane między nimi ktoś przepisuje ręcznie.
• Obejścia stały się normą. Część pracy i tak dzieje się w arkuszach obok „głównego” programu.
• Różne stanowiska potrzebują różnych widoków i uprawnień, których gotowe narzędzie nie przewiduje.
• Płacisz za funkcje, których nie używasz, a brakuje tych, których naprawdę potrzebujesz.

Pięć pytań, które pomagają zdecydować

1. Jaką część naszego procesu gotowy program obsługuje bez obejść?
2. Ile pracy nadal będzie działo się poza programem?
3. Czy program pozwoli nam się rozwijać, czy za rok znów będziemy szukać czegoś innego?
4. Kto będzie właścicielem danych i czy łatwo je wyeksportować?
5. Czy potrzebujemy integracji z programami, których już używamy?

Rozwiązanie pośrednie

Decyzja nie zawsze jest zero-jedynkowa. Często najrozsądniej jest zostawić sprawdzone narzędzia - na przykład program księgowy - i zbudować system, który obsługuje resztę procesu oraz łączy się z nimi. Firma nie musi wtedy rezygnować z tego, co działa, a znika ręczne przepisywanie danych.

Najważniejsze: najpierw proces, potem narzędzie

Najdroższy błąd to wybór narzędzia, zanim firma opisze, jak naprawdę pracuje. Mapa procesu pokazuje, czy wystarczy gotowy program, czy potrzebny jest system szyty na miarę. Uczciwa odpowiedź bywa też taka: w tej sytuacji nie budujcie niczego, kupcie gotowe. Jeśli chcesz ją usłyszeć dla swojej firmy, umów konsultację.