Роли и права доступа в корпоративной системе: каждый видит то, что ему нужно

Почему один экран для всех не работает

Когда все видят всё, экраны перегружены, сотрудники теряются в данных, а конфиденциальная информация попадает к тем, кому не следует её видеть. Роли упорядочивают систему: каждый пользователь получает свой круг задач.

Роль не сводится к доступу

Роль определяет три вещи:

• Что видит пользователь: какие модули, списки и данные.
• Что он может делать: добавлять, редактировать, утверждать, удалять.
• С чего начинается его день: какой экран он видит после входа в систему и какие задачи его ждут.

Пример распределения ролей

• Сотрудник: свои задачи, заказы и документы.
• Руководитель группы: работа всей команды, согласования, статусы.
• Администрация и бухгалтерия: документы, расчёты и кадровые данные в необходимом объёме.
• Руководство: отчёты и показатели по всей компании, без лишних операционных подробностей.
• Администратор: пользователи и настройки системы.

Правила, которые стоит принять

1. Минимальный доступ. У каждого есть только те права, которые нужны ему для работы.
2. Роли привязаны к должностям, а не к людям. Когда человек меняет должность, меняется его роль, а не десятки отдельных настроек.
3. Права на данные, а не только на экраны. Руководитель филиала видит данные своего филиала, а не всей компании.
4. История изменений. Всегда известно, кто и когда выдал права.

Персонализация как следующий шаг

Когда роли определены, стоит дать пользователям возможность настроить своё рабочее место: избранные представления, фильтры, порядок столбцов. В системе для группы компаний, где работает около 500 человек, именно сочетание ролей и персонализации позволило каждому видеть то, что ему нужно. Смотреть кейс.

С чего начать

Составьте список должностей в компании и для каждой ответьте на вопрос: какая информация нужна этому человеку для работы и какие решения он принимает. Из этого списка складывается модель ролей. Если хотите спроектировать её вместе, запишитесь на консультацию.