ERP „prawie pasuje”? Co zrobić, gdy firma dopasowuje się do programu

Skąd biorą się obejścia

Gotowy ERP projektuje się dla tysięcy firm naraz. Obsługuje więc to, co wspólne: faktury, magazyn, kadry. Tymczasem każda firma ma procesy nietypowe - sposób realizacji zleceń, akceptacji, wycen czy pracy ekip w terenie. Gdy program ich nie przewiduje, ludzie zaczynają pracować obok niego.

Jak rozpoznać problem

• kluczowe informacje są w arkuszach, a do ERP trafiają dopiero na końcu procesu,
• dane są wpisywane dwa razy - raz „dla siebie”, raz „do systemu”,
• modyfikacje ERP trwają długo albo w ogóle nie są możliwe,
• zespół nazywa ERP „programem do faktur”, a nie narzędziem pracy.

Trzy możliwe drogi

1. Rozbudowa ERP

Ma sens, gdy brakujące funkcje są niewielkie, a producent lub partner wdrożeniowy może je dodać bez utrudniania późniejszych aktualizacji.

2. Wymiana ERP

Rzadko jest dobrym pomysłem, jeśli podstawowe funkcje działają. Wymiana to duże obciążenie organizacyjne i ryzyko, że nowy program też będzie „prawie” pasował.

3. System dedykowany obok ERP

Często najrozsądniejsza droga: ERP zostaje do finansów i magazynu, a procesy nietypowe obsługuje system zbudowany pod firmę. Oba programy wymieniają dane automatycznie, więc nikt niczego nie przepisuje.

Na co uważać przy integracji z ERP

• ustal, który system jest źródłem prawdy dla konkretnych danych,
• sprawdź, jakie możliwości integracji daje ERP,
• zaplanuj, co się dzieje, gdy wymiana danych chwilowo nie działa,
• zadbaj o historię zmian po obu stronach.

Zacznij od listy obejść

Najprostszy pierwszy krok: poproś zespół o wypisanie wszystkich arkuszy i notatek prowadzonych obok ERP. Ta lista pokazuje dokładnie, czego firmie brakuje. Jeśli chcesz ją wspólnie przeanalizować, umów konsultację.