ERP «почти подходит»? Что делать, когда компания подстраивается под программу

Откуда берутся обходные пути

Готовую ERP проектируют сразу для тысяч компаний. Поэтому она поддерживает то, что у всех общее: счета, склад, кадры. Однако у каждой компании есть нестандартные процессы: порядок выполнения заказов, согласований, подготовки смет или работы выездных бригад. Если программа их не предусматривает, люди начинают работать в обход неё.

Как распознать проблему

• ключевая информация хранится в таблицах, а в ERP попадает только в конце процесса,
• данные вводятся дважды: один раз «для себя», второй раз «в систему»,
• доработки ERP занимают много времени или вообще невозможны,
• команда называет ERP «программой для счетов», а не рабочим инструментом.

Три возможных пути

1. Доработка ERP

Имеет смысл, если недостающие функции невелики, а производитель или партнёр по внедрению может добавить их, не усложняя последующие обновления.

2. Замена ERP

Редко бывает хорошей идеей, если основные функции работают. Замена означает большую организационную нагрузку и риск, что новая программа тоже будет подходить лишь «почти».

3. Индивидуальная система рядом с ERP

Часто самый разумный путь: ERP остаётся для финансов и склада, а нестандартные процессы обслуживает система, созданная под компанию. Обе программы обмениваются данными автоматически, поэтому никому не приходится ничего переносить вручную.

На что обратить внимание при интеграции с ERP

• определите, какая система является первоисточником для конкретных данных,
• проверьте, какие возможности интеграции даёт ERP,
• продумайте, что происходит, когда обмен данными временно не работает,
• позаботьтесь об истории изменений на обеих сторонах.

Начните со списка обходных путей

Самый простой первый шаг: попросите команду выписать все таблицы и заметки, которые ведутся параллельно с ERP. Этот список точно покажет, чего не хватает компании. Если хотите разобрать его вместе, запишитесь на консультацию.