Ile czasu firma traci na ręczną pracę? Jak to policzyć

Dlaczego ręcznej pracy nie widać

Pięć minut na skopiowanie danych z maila, dziesięć na znalezienie właściwego pliku, kwadrans na telefon z pytaniem o status. Pojedynczo to drobiazgi. Pomnożone przez liczbę osób i dni robocze - potrafią złożyć się na pełny etat.

Metoda w czterech krokach

1. Wypisz powtarzalne czynności. Przepisywanie danych, przygotowywanie dokumentów, składanie raportów, sprawdzanie statusów, uzgadnianie danych między działami.
2. Oszacuj czas jednej czynności i to, ile razy dziennie lub tygodniowo jest wykonywana.
3. Policz, ile osób ją wykonuje.
4. Przelicz wynik na godziny miesięcznie.

Przykład: jeśli trzy osoby spędzają dziennie po dwie godziny na przepisywaniu danych, to przy 21 dniach roboczych daje to 126 godzin w miesiącu - prawie cały etat.

Czego nie widać w samym czasie

• Błędy. Każde ręczne przepisanie to ryzyko pomyłki, a wyjaśnianie pomyłek też zajmuje czas.
• Opóźnienia. Klient czeka, bo dokument nie jest gotowy, a decyzja zapada na nieaktualnych danych.
• Zmęczenie zespołu. Doświadczeni pracownicy wykonują pracę, którą mógłby przejąć system.
• Zależność od jednej osoby. Gdy ta osoba jest nieobecna, proces zwalnia albo staje.

Przykład z praktyki

W jednym z projektów księgowość przygotowywała co miesiąc 500-800 umów wraz z dokumentami towarzyszącymi. Po przeanalizowaniu procesu i wdrożeniu generatora dokumentów firma oszczędza co miesiąc równowartość pełnego etatu. Zobacz opis tego case’u.

Co zrobić z wynikiem

Liczba godzin to najlepszy argument w rozmowie o automatyzacji, bo pokazuje realną skalę problemu, a nie ogólne wrażenie. Zacznij od czynności, które zajmują najwięcej czasu i są najbardziej powtarzalne - tam automatyzacja przynosi efekt najszybciej. Jeśli chcesz przejść przez te obliczenia dla swojej firmy, umów konsultację.