Сколько времени компания теряет на ручную работу? Как это посчитать

Почему ручную работу не видно

Пять минут на то, чтобы скопировать данные из письма, десять на поиск нужного файла, пятнадцать на звонок с вопросом о статусе. По отдельности это мелочи. Но если умножить их на количество людей и рабочих дней, они могут сложиться в целую штатную ставку.

Метод в четыре шага

1. Выпишите повторяющиеся действия. Перенос данных, подготовка документов, составление отчетов, проверка статусов, согласование данных между отделами.
2. Оцените, сколько времени занимает одно действие и сколько раз в день или в неделю оно выполняется.
3. Посчитайте, сколько человек его выполняют.
4. Переведите результат в часы в месяц.

Пример: если три человека тратят по два часа в день на перенос данных, то при 21 рабочем дне это 126 часов в месяц, то есть почти целая штатная ставка.

Чего не видно, если считать только время

• Ошибки. Каждый ручной перенос данных несет риск ошибки, а на выяснение ошибок тоже уходит время.
• Задержки. Клиент ждет, потому что документ не готов, а решения принимаются на основе устаревших данных.
• Усталость команды. Опытные сотрудники выполняют работу, которую могла бы взять на себя система.
• Зависимость от одного человека. Когда его нет на месте, процесс замедляется или останавливается.

Пример из практики

В одном из проектов бухгалтерия ежемесячно готовила 500-800 договоров вместе с сопутствующими документами. После анализа процесса и внедрения генератора документов компания каждый месяц экономит эквивалент полной штатной ставки. Смотреть кейс.

Что делать с результатом

Количество часов - лучший аргумент в разговоре об автоматизации, потому что оно показывает реальный масштаб проблемы, а не общее впечатление. Начните с действий, которые занимают больше всего времени и повторяются чаще всего: именно там автоматизация дает эффект быстрее всего. Если хотите провести такие расчеты для своей компании, запишитесь на консультацию.