Mapowanie procesów przed wdrożeniem systemu - od czego zacząć

Czym jest mapa procesu

Mapa procesu to opis kolejnych kroków pracy: kto co robi, w jakim narzędziu, na podstawie jakich informacji i co przekazuje dalej. Nie musi być skomplikowanym diagramem - ważne, żeby była prawdziwa.

Krok 1: wybierz jeden proces

Nie mapuj całej firmy naraz. Zacznij od procesu, który najbardziej boli: obsługi zleceń, obiegu dokumentów albo przygotowania raportów.

Krok 2: porozmawiaj z ludźmi, którzy go wykonują

Zarząd wie, jak proces powinien wyglądać. Pracownicy wiedzą, jak wygląda naprawdę. Obie perspektywy są potrzebne - a różnice między nimi pokazują, gdzie są problemy.

Krok 3: opisz stan obecny

• kolejne kroki procesu,
• osoby i stanowiska odpowiedzialne za każdy krok,
• narzędzia: arkusze, maile, programy, papier,
• miejsca, w których dane są przepisywane lub przekazywane ręcznie,
• punkty, w których proces najczęściej się zatrzymuje.

Krok 4: zaznacz problemy

Dla każdego kroku zapytaj: co tu zajmuje najwięcej czasu, gdzie pojawiają się błędy i na co czekają ludzie. To właśnie te miejsca system powinien usprawnić w pierwszej kolejności.

Krok 5: opisz stan docelowy

Dopiero teraz warto zastanowić się, jak proces powinien wyglądać po zmianie: kto będzie korzystał z systemu, jakie zobaczy ekrany, jakie decyzje podejmie i jakie raporty otrzyma zarząd.

Czego unikać

• Przenoszenia bałaganu do systemu. Jeśli proces jest niejasny, system go nie naprawi - tylko przyspieszy chaos.
• Mapowania „zza biurka”, bez rozmowy z osobami wykonującymi pracę.
• Szczegółów technicznych na tym etapie. Najpierw co i dlaczego, dopiero potem jak.

Co dalej

Dobra mapa procesu jest podstawą specyfikacji systemu - dokumentu, który opisuje role, ekrany, uprawnienia i raporty, zanim powstanie pierwsza linia kodu. Od tego zaczynam każdy projekt. Jeśli chcesz zmapować proces w swojej firmie, umów konsultację.