Картирование процессов перед внедрением системы: с чего начать

Что такое карта процесса

Карта процесса - это описание последовательных шагов работы: кто что делает, в каком инструменте, на основе какой информации и что передаёт дальше. Это не обязательно сложная диаграмма. Главное, чтобы она соответствовала действительности.

Шаг 1: выберите один процесс

Не пытайтесь описать всю компанию сразу. Начните с процесса, который доставляет больше всего проблем: обработки заказов, документооборота или подготовки отчётов.

Шаг 2: поговорите с людьми, которые его выполняют

Руководство знает, как процесс должен выглядеть. Сотрудники знают, как он выглядит на самом деле. Нужны обе точки зрения, а расхождения между ними показывают, где кроются проблемы.

Шаг 3: опишите текущее состояние

• последовательные шаги процесса,
• людей и должности, ответственные за каждый шаг,
• инструменты: таблицы, письма, программы, бумагу,
• места, где данные переносятся или передаются вручную,
• точки, в которых процесс чаще всего останавливается.

Шаг 4: отметьте проблемы

Для каждого шага спросите: что здесь занимает больше всего времени, где возникают ошибки и чего ждут люди? Именно эти места система должна улучшить в первую очередь.

Шаг 5: опишите целевое состояние

Только теперь стоит подумать, как процесс должен выглядеть после изменений: кто будет пользоваться системой, какие экраны увидит, какие решения будет принимать и какие отчёты получит руководство.

Чего избегать

• Переноса беспорядка в систему. Если процесс неясен, система его не исправит, а только ускорит хаос.
• Картирования «из-за стола», без разговора с теми, кто выполняет работу.
• Технических деталей на этом этапе. Сначала что и зачем, и только потом как.

Что дальше

Хорошая карта процесса служит основой спецификации системы: документа, который описывает роли, экраны, права доступа и отчёты ещё до того, как будет написана первая строка кода. С этого я начинаю каждый проект. Если хотите описать процесс в своей компании, запишитесь на консультацию.