Migracja danych z Excela do systemu: jak przenieść dane bez chaosu

Krok 1: zinwentaryzuj dane

Wypisz wszystkie arkusze i źródła danych, które mają trafić do systemu. Dla każdego ustal, kto je prowadzi, na ile są aktualne i czy nadal będą potrzebne.

Krok 2: zdecyduj, co przenosić

Nie wszystko musi trafić do nowego systemu. Dane sprzed lat mogą zostać w archiwum, a do systemu trafiają te potrzebne w bieżącej pracy.

Krok 3: uporządkuj dane

• ujednolicenie formatów: daty, numery telefonów, adresy,
• usunięcie duplikatów,
• uzupełnienie brakujących danych obowiązkowych,
• jedna nazwa dla tego samego klienta lub produktu.

Krok 4: próbna migracja

Dane przenosi się najpierw do wersji testowej systemu. Osoby, które znają dane najlepiej, sprawdzają wybrane rekordy i zgłaszają błędy. Próbę powtarza się, dopóki wynik nie jest poprawny.

Krok 5: migracja docelowa

Ustal dzień przełączenia, po którym dane wprowadza się już tylko w systemie. Nie powinno być okresu, w którym zmiany trafiają jednocześnie do arkuszy i do systemu.

Krok 6: sprawdzenie po migracji

• porównanie liczby rekordów przed i po migracji,
• kontrola sum, na przykład wartości zamówień,
• weryfikacja losowo wybranych rekordów przez użytkowników.

Najważniejsza zasada

Migracja to nie techniczny dodatek na koniec projektu, tylko osobny etap z własnym planem i odbiorem. Jeśli planujesz przejście z arkuszy na system, umów konsultację.