Миграция данных из Excel в систему: как перенести данные без хаоса

Шаг 1: проведите инвентаризацию данных

Выпишите все таблицы и источники данных, которые должны попасть в систему. Для каждого определите, кто его ведёт, насколько он актуален и понадобится ли он в дальнейшем.

Шаг 2: решите, что переносить

Не всё обязательно переносить в новую систему. Данные многолетней давности могут остаться в архиве, а в систему попадают те, что нужны в текущей работе.

Шаг 3: наведите порядок в данных

• единые форматы: даты, номера телефонов, адреса,
• удаление дубликатов,
• заполнение недостающих обязательных данных,
• одно название для одного и того же клиента или товара.

Шаг 4: пробная миграция

Сначала данные переносятся в тестовую версию системы. Сотрудники, которые лучше всех знают данные, проверяют выбранные записи и сообщают об ошибках. Пробный перенос повторяют, пока результат не станет корректным.

Шаг 5: окончательная миграция

Назначьте день переключения, после которого данные вносятся только в систему. Не должно быть периода, когда изменения попадают одновременно и в таблицы, и в систему.

Шаг 6: проверка после миграции

• сравнение количества записей до и после миграции,
• контроль сумм, например стоимости заказов,
• проверка пользователями случайно выбранных записей.

Главное правило

Миграция - это не техническое дополнение в конце проекта, а отдельный этап со своим планом и приёмкой. Если вы планируете перейти с таблиц на систему, запишитесь на консультацию.