Elektroniczny obieg dokumentów i akceptacji: jak skończyć z gonieniem podpisów
Dokument czeka na podpis kierownika, kierownik jest w delegacji, a księgowość pyta o fakturę po raz trzeci. Elektroniczny obieg akceptacji usuwa ten problem, pod warunkiem że jest dobrze zaprojektowany.
Gdzie gubią się dokumenty
- w skrzynkach mailowych osób, które akurat są nieobecne,
- w teczkach przekazywanych między biurami,
- w wiadomościach „czy możesz zerknąć?”, które nigdy nie doczekały się odpowiedzi.
Jak działa obieg akceptacji w systemie
- Dokument trafia do systemu razem z potrzebnymi danymi.
- System wie, kto powinien go zatwierdzić, na podstawie rodzaju dokumentu, działu lub kwoty.
- Osoba zatwierdzająca widzi dokument na liście swoich zadań i dostaje powiadomienie.
- Każda decyzja, czyli akceptacja, odrzucenie albo prośba o poprawkę, jest zapisana z datą i komentarzem.
- Po zakończeniu obiegu dokument trafia dalej, na przykład do księgowości.
Reguły, które trzeba ustalić
- ścieżki akceptacji dla poszczególnych rodzajów dokumentów,
- progi, powyżej których potrzebna jest dodatkowa akceptacja,
- zastępstwa na czas urlopów i nieobecności,
- co się dzieje z dokumentem odrzuconym,
- po jakim czasie system przypomina o oczekującej decyzji.
Co zyskuje firma
- każdy wie, na jakim etapie jest dokument i kto ma go w rękach,
- decyzje zapadają szybciej, bo nic nie ginie w skrzynce,
- zarząd widzi, gdzie powstają zatory,
- historia akceptacji jest dostępna przy kontroli lub audycie.
Najczęstszy błąd
Przeniesienie do systemu każdej istniejącej ścieżki podpisów bez zastanowienia, czy wszystkie są potrzebne. Wdrożenie obiegu dokumentów to dobry moment, żeby uprościć proces. Jeśli chcesz to zrobić w swojej firmie, umów konsultację.
Masz pytanie w tym temacie? Porozmawiajmy →