Электронный документооборот и согласования: как перестать гоняться за подписями

Где теряются документы

• в почтовых ящиках сотрудников, которых как раз нет на месте,
• в папках, которые передают из офиса в офис,
• в сообщениях «можешь посмотреть?», на которые так и не ответили.

Как работает согласование в системе

1. Документ поступает в систему вместе с необходимыми данными.
2. Система знает, кто должен его утвердить, исходя из типа документа, отдела или суммы.
3. Согласующий видит документ в списке своих задач и получает уведомление.
4. Каждое решение, то есть утверждение, отклонение или запрос на доработку, фиксируется с датой и комментарием.
5. После завершения согласования документ передаётся дальше, например в бухгалтерию.

Правила, которые нужно определить

• маршруты согласования для каждого типа документов,
• пороги, при превышении которых требуется дополнительное согласование,
• замещение на время отпусков и отсутствия,
• что происходит с отклонённым документом,
• через какое время система напоминает об ожидающем решении.

Что получает компания

• каждый знает, на каком этапе документ и у кого он находится,
• решения принимаются быстрее, потому что ничего не теряется в почте,
• руководство видит, где возникают заторы,
• история согласований доступна при проверке или аудите.

Самая частая ошибка

Переносить в систему каждый существующий маршрут подписей, не задумываясь, все ли они нужны. Внедрение документооборота даёт хороший повод упростить процесс. Если хотите сделать это в своей компании, запишитесь на консультацию.