Raporty dla zarządu prosto z systemu: koniec ze składaniem danych ręcznie

Problem nie leży w raporcie, tylko w danych

Ręczne raporty są wolne i podatne na błędy, bo dane są rozproszone. Gdy praca całej firmy odbywa się w jednym systemie, raport przestaje być osobnym zadaniem. Jest po prostu widokiem na dane, które już istnieją.

Co powinien pokazywać raport dla zarządu

• kilka najważniejszych wskaźników zamiast dziesiątek tabel,
• porównanie z poprzednim okresem lub planem,
• miejsca wymagające uwagi: opóźnienia, przekroczenia, zatory,
• możliwość przejścia od liczby do szczegółów, gdy coś budzi wątpliwości.

Jak wybrać wskaźniki

Zacznij od decyzji, a nie od danych. Zapytaj zarząd: jakie decyzje podejmujecie co tydzień i co miesiąc? Jakich informacji do nich potrzebujecie? Wskaźnik, na podstawie którego nikt niczego nie decyduje, tylko zaśmieca ekran.

Przykładowe wskaźniki w firmie usługowej lub wykonawczej

• liczba zleceń w realizacji i zleceń opóźnionych,
• czas realizacji zlecenia od przyjęcia do zakończenia,
• obciążenie zespołów i ekip,
• dokumenty oczekujące na akceptację,
• wykorzystanie zasobów, na przykład pojazdów lub sprzętu.

Raport na każdym poziomie

Zarząd potrzebuje obrazu całej firmy, kierownik swojego działu, a pracownik swoich zadań. Dobrze zaprojektowany system pokazuje każdemu raport na jego poziomie, liczony z tych samych danych. Dzięki temu wszyscy rozmawiają o tych samych liczbach.

Na co uważać

• Nie buduj raportów na danych, których nikt nie uzupełnia. Najpierw proces, potem raport.
• Ustal definicje. „Zlecenie zakończone” musi znaczyć to samo dla wszystkich działów.
• Zacznij od kilku raportów i rozwijaj je na podstawie tego, z czego zarząd faktycznie korzysta.

Jeśli chcesz, żeby raporty w Twojej firmie tworzyły się same, umów konsultację.