Отчёты для руководства прямо из системы: больше никакого ручного сбора данных

Проблема не в отчёте, а в данных

Ручные отчёты готовятся медленно и часто содержат ошибки, потому что данные разбросаны по разным местам. Когда вся работа компании ведётся в одной системе, отчёт перестаёт быть отдельной задачей. Это просто представление данных, которые уже существуют.

Что должен показывать отчёт для руководства

• несколько ключевых показателей вместо десятков таблиц,
• сравнение с предыдущим периодом или планом,
• участки, требующие внимания: задержки, превышения, узкие места,
• возможность перейти от цифры к деталям, если что-то вызывает сомнения.

Как выбрать показатели

Начинайте с решений, а не с данных. Спросите руководство: какие решения вы принимаете каждую неделю и каждый месяц? Какая информация для них нужна? Показатель, на основе которого никто ничего не решает, только загромождает экран.

Примеры показателей в сервисной или подрядной компании

• количество заказов в работе и просроченных заказов,
• срок выполнения заказа от приёма до завершения,
• загрузка команд и бригад,
• документы, ожидающие согласования,
• использование ресурсов, например транспорта или оборудования.

Отчёт на каждом уровне

Руководству нужна картина всей компании, начальнику отдела - своего отдела, а сотруднику - своих задач. Хорошо спроектированная система показывает каждому отчёт его уровня, рассчитанный на основе одних и тех же данных. Благодаря этому все обсуждают одни и те же цифры.

На что обратить внимание

• Не стройте отчёты на данных, которые никто не заполняет. Сначала процесс, потом отчёт.
• Договоритесь об определениях. «Завершённый заказ» должен означать одно и то же для всех отделов.
• Начните с нескольких отчётов и развивайте их, опираясь на то, чем руководство действительно пользуется.

Если вы хотите, чтобы отчёты в вашей компании формировались сами, запишитесь на консультацию.