Rezerwacja sal, sprzętu i pojazdów w firmie: jak uniknąć podwójnych rezerwacji
Dwie osoby przychodzą do tej samej sali, samochód służbowy okazuje się zajęty, a projektor jest w innym biurze. Wspólne zasoby bez systemu rezerwacji to codzienne drobne konflikty, które zabierają czas.
Jakie zasoby warto rezerwować w systemie
- sale spotkań,
- pojazdy wspólne,
- sprzęt: narzędzia, urządzenia pomiarowe, projektory,
- stanowiska pracy w biurze,
- miejsca parkingowe.
Co powinien umożliwiać moduł rezerwacji
- podgląd dostępności zasobów w wybranym terminie,
- rezerwację w kilku kliknięciach,
- zasady: kto może rezerwować, na jak długo i z jakim wyprzedzeniem,
- akceptację rezerwacji tam, gdzie potrzebna jest zgoda,
- synchronizację z kalendarzem, z którego korzystają pracownicy.
Integracja z kalendarzem to podstawa
Pracownicy planują dzień w swoim kalendarzu. Jeśli rezerwacja sali istnieje tylko w osobnym systemie, łatwo o niej zapomnieć. Dlatego rezerwacja powinna od razu pojawiać się w kalendarzu użytkownika, na przykład w Kalendarzu Google.
Zasady ważniejsze niż technologia
- co się dzieje z rezerwacją, z której nikt nie korzysta,
- kto ma pierwszeństwo przy konflikcie terminów,
- czy zasoby jednej spółki lub oddziału są dostępne dla innych.
Przykład z praktyki
W systemie dla grupy spółek zbudowałem moduł rezerwacji sal spotkań zsynchronizowany z Kalendarzem Google: rezerwacja od razu pojawia się w kalendarzu pracownika. Zobacz opis tego case’u. Jeśli chcesz uporządkować wspólne zasoby w swojej firmie, umów konsultację.
Masz pytanie w tym temacie? Porozmawiajmy →