Zarządzanie flotą w firmie: pojazdy, kierowcy i terminy w jednym systemie

Co zwykle sprawia problem

• terminy przeglądów, ubezpieczeń i badań zapisane w różnych miejscach,
• brak jasnej informacji, kto korzysta z którego pojazdu,
• zgłoszenia usterek przekazywane ustnie,
• trudność w przypisaniu kosztów do działu, projektu lub spółki.

Co może obejmować moduł floty

• ewidencję pojazdów z dokumentami i historią,
• przydział pojazdów do pracowników, działów i spółek,
• przypomnienia o terminach: przegląd, ubezpieczenie, wymiana opon,
• zgłaszanie usterek i szkód,
• rejestr kosztów i zestawienia dla zarządu,
• rezerwację pojazdów wspólnych.

Uprawnienia w module floty

Kierowca widzi swój pojazd i zgłasza usterki. Osoba odpowiedzialna za flotę zarządza całością. Zarząd dostaje zestawienia kosztów i wykorzystania. Każda rola ma swój zakres, a dane są w jednym miejscu.

Flota jako część większego systemu

Moduł floty daje najwięcej, gdy jest połączony z resztą systemu: z kadrami (kto jest kierowcą), ze zleceniami (który pojazd jedzie do którego zadania) i z raportami dla zarządu.

Przykład z praktyki

W systemie dla grupy kilku spółek zbudowałem moduł floty z ewidencją pojazdów, przydziałem do pracowników i spółek oraz uprawnieniami zależnymi od roli. Zobacz opis tego case’u. Jeśli chcesz uporządkować flotę w swojej firmie, umów konsultację.